ซอฟต์แวร์บัญชี Carmen สามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจโรงแรมบริหารธุรกิจให้เกิดกำไรได้มากขึ้น

ซอฟต์แวร์บัญชี Carmen สามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจโรงแรมบริหารธุรกิจให้เกิดกำไรได้มากขึ้น

ในช่วงหลายปีก่อนที่จะเกิดการระบาดของโควิด-19 จนทำให้เกิดภาวะถดถอยครั้งใหญ่ในปี 2020 อุตสาหกรรมการบริการและการท่องเที่ยวมีอัตราการลงทุนที่เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาลทั่วทั้งเอเชีย

ดังนั้น เพื่อตอบสนองต่อความต้องการที่เพิ่มขึ้นนี้ ได้มีการสร้างโรงแรมใหม่ๆ เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และเพื่อเป็นการเพิ่มรายได้ นักลงทุนหรือเจ้าของธุรกิจจึงหันมาสนใจสร้างโรงแรมที่มุ่งเน้นการพักผ่อนหย่อนใจมากขึ้น

ขณะนี้ในบางภูมิภาคของโลกก็ได้กลับมาเปิดให้บริการอีกครั้งซึ่งส่งผลให้อุตสาหกรรมการท่องเที่ยวเริ่มฟื้นตัวอย่างต่อเนื่องโดยธุรกิจภาคการบริการนี้จะฟื้นคืนความยิ่งใหญ่ได้อีกครั้งก็ต่อเมื่อการระบาดได้สงบลง และนักท่องเที่ยวรู้สึกปลอดภัยพอที่จะเดินทางอีกครั้ง

บริษัทในภาคการบริการกำลังลงทุนอย่างหนักในโครงการต่างๆและต้องเผชิญกับภาระทางการเงินที่สำคัญยิ่งในการบริหารโรงแรมของตนให้ไปสู่ผลกำไรและสิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งก็คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเงินของพวกเขาเป็นระเบียบอย่างที่ควรจะเป็นซึ่งส่วนใหญ่เจ้าของโรงแรมเหล่านี้มักจะจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและมีโครงสร้างการบัญชีที่ดีเพื่อจัดการกับประสิทธิภาพทางการเงินของตนโดยที่ธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดจะถูกบันทึก สรุป รายงาน และตีความโดยนักบัญชีเหล่านี้

เจ้าของโรงแรมและทีมผู้บริหารทุกคนทราบดีว่าการบัญชีมีความสำคัญสูงสุดในอุตสาหกรรมโรงแรมโดยไม่คำนึงถึงขนาดขององค์กรการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีโรงแรมที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่สำคัญและมักถูกมองข้ามไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการคัดเลือกผู้จำหน่ายโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที

ทั้งนี้ ทุกรายงานทางการเงินและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ จะถูกใช้โดยเจ้าของโรงแรมเพื่อทำการตัดสินใจ ทางธุรกิจ ซึ่งงบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด และงบการเงินอื่น ๆ จะมีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น การบูรณาการระบบทั้งหมดเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง

การติดตามการทำธุรกรรมทั้งหมดของโรงแรม

เพื่อการบริหารการดำเนินงานทั้งหมดของธุรกิจดังกล่าวให้มีประสิทธิภาพ ระบบและซอฟต์แวร์ในการ บริหารโรงแรมจึงต้องประกอบไปด้วยหลายส่วน ตั้งแต่ระบบการจองออนไลน์ ระบบดูแลลูกค้า เพื่อการสร้างประสบการณ์ที่ดีที่น่าประทับใจให้กับแขกผู้เข้าพักตั้งแต่การเข้าเช็คอินจนถึงเช็คเอาท์ ระบบ สำหรับร้านอาหารและเครื่องดื่ม และแน่นอน ระบงานบริหารงานหลังบ้าน back-office ทั้งหมด

ดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพ (key performance indicators) กลายเป็นปัจจัยที่สำคัญเพื่อให้ได้รายงานทางการเงินที่ละเอียดและครอบคลุม จึงมีความจำเป็นที่ต้องรวบรวมข้อมูลจากระบบต่างๆ ในธุรกิจโรงแรมก็เช่นเดียวกัน ความสามารถในการได้ข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดจากระบบที่แตกต่างกันทั้งหมด จะเป็นเครื่องมือที่สำคัญเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับรายงานทางการเงินสำหรับทีมผู้บริหารในการติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นธุรกรรมที่จบครบสมบูรณ์แล้วหรือที่กำลังรอดำเนินการอยู่ ซึ่งรายงานเหล่านี้จะได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องโดยเจ้าของธุรกิจเพื่อรับทราบข้อมูลที่อัปเดตที่สุด

การผสานรวมระบบเหล่านี้จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งยวด และต้องใช้โซลูชั่นทางการบัญชีโรงแรม ที่เหมาะสมและมีความยืดหยุ่น

เจ้าของโรงแรมมีทีมผู้บริหารที่ต้องคอยรับผิดชอบในธุรกรรมทั้งหมด นอกจากนี้ ทีมบัญชียังต้องรับผิดชอบในการจัดการกับเจ้าหนี้และลูกหนี้ วิเคราะห์ค่าใช้จ่าย ติดตามบัญชีแยกประเภททั่วไป และตรวจสอบสินค้าคงคลัง เป็นต้น ซึ่งเป็นเพียงแค่บางส่วนของงานประจำวัน

นอกเหนือจากนั้น ฝ่ายบัญชียังคงต้องทำการติดตามลงไปในรายละเอียดของกิจกรรมต่างๆ ดังนี้

  • ดูแลรายการรับและจ่ายที่เกิดขึ้นประจำให้ถูกต้องและเหมาะสม
  • ตรวจสอบรายการขายและบันทึกรายการที่เกี่ยวข้องต่างๆ
  • คำนวณอัตราการเข้าพัก
  • คำนวณอัตราค่าที่พักรายวันโดยเฉลี่ย
  • คำนวณรายได้ต่อห้องว่าง
  • สอดส่องดูแลด้านความพึงพอใจของผู้เข้าพัก
  • การวิเคราะห์คู่แข่ง
  • การวิเคราะห์ความแปรปรวน
  • การบริหารแรงงาน
  • งบประมาณในการดำเนินงาน
  • การเปรียบเทียบทางการเงิน

ในขณะเดียวกัน เจ้าหน้าที่บัญชีของโรงแรมยังจะต้องดูแลและช่วยตรวจสอบเรื่องการบริหารและการจ่ายเงินเดือน รวมถึงการติดตามกิจกรรมประจำวัน และการพยากรณ์ผลกำไร

ข้อดีของระบบบัญชีอัตโนมัติในธุรกิจโรงแรม

เจ้าของธุรกิจโรงแรมมักมีพนักงานบัญชีจำนวนมากที่ต้องรับผิดชอบงานด้านการบริหารและดูแลการ ติดตาม และการสรุปรายงานทางการเงินที่ถูกต้องแม่นยำ ซึ่งหลายคนยังคงต้องป้อนข้อมูลซึ่งมีปริมาณที่มากในแต่ละวันด้วยตนเองและเผชิญกับความท้าทายเกี่ยวกับความถูกต้องและประสิทธิภาพ

 

ปัจจุบันสถานการณ์นี้เริ่มเปลี่ยนไป โดยโรงแรมส่วนใหญ่จะหันมาเลือกที่จะลงทุนในการติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์การบัญชีโรงแรม ซึ่งเจ้าหน้าที่ทางบัญชีและผู้บริหารสามารถใช้เทคโนโลยีนี้เพื่อติดตามสถานะทางการเงินรายวันและการพยากรณ์รายรับและรายจ่ายได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดอีกประการหนึ่งก็คือ กระบวนการทางบัญชีทั้งหมดจะเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งจะมีส่วนช่วยในการลดความผิดพลาดของมนุษย์และงานด้านเอกสารให้หมดไป พร้อมทั้งยังสามารถจัดส่งรายงานทางการเงินได้ในทันที

นอกเหนือจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นแล้ว การใช้ซอฟต์แวร์บัญชียังช่วยให้โรงแรมมีข้อดีอื่นๆ อีกหลายประการ

เป็นช่องทางให้โรงแรมลดค่าใช้จ่าย

เมื่อกล่าวถึงการบริหารงานบัญชีและการเงิน เจ้าของธุรกิจโรงแรมสามารถลดค่าใช้จ่ายได้มาก หากหันมาใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่ถูกต้องและเหมาะสม เมื่อเจ้าของธุรกิจโรงแรมใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีที่มีความครอบคลุมและได้ถูกพัฒนาขึ้นให้สำหรับอุตสาหกรรมภาคโรงแรมโดยเฉพาะ จะทำให้โรงแรมสามารถตระหนักถึงการลดลงของค่าใช้จ่ายด้านค่าแรง โครงสร้างพื้นฐาน และการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์เป็นอย่างมาก

สร้างรายได้ที่มีประสิทธิภาพให้กับคุณ

ผู้ประกอบการโรงแรมจะพบว่า การประเมินและการปรับกระแสเงินสดจะได้รับความสะดวกรวมเร็วขึ้นด้วยซอฟต์แวร์บัญชี การประเมินงบประมาณและการประมาณการอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยการอิงจากข้อมูลแบบเรียลไทม์ จะสามารถช่วยในการปรับเพิ่มรายได้อย่างมีทิศทาง และยังสามารถเปลี่ยนแปลงการคาดการณ์กำไรได้ตามที่ต้องการ

โดยรวมแล้ว ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับโรงแรมมีส่วนช่วยอย่างมากในการทำให้โรงแรมสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงินได้

เพิ่มประสิทธิภาพของโรงแรม

การบัญชีในอุตสาหกรรมโรงแรม ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบดิจิทัลหรือแบบดั้งเดิม จะส่งผลต่อผลิตภาพของบริษัท การติดตั้งซอฟต์แวร์บัญชีจะสามารถลดภาระในการทำงานด้านบัญชีทั้งหมดได้เป็นอย่างมาก

นอกจากนี้ ยังมีส่วนช่วยให้เจ้าของโรงแรมพุ่งเป้าหมายการดำเนินงานไปยังผู้เข้าพักได้มากขึ้น โดยการแบ่งเบาทรัพยากรจากงานที่ต้องทำด้วยตนเองและจัดสรรไปเพื่อการบริการลูกค้าได้มากขึ้น รวมถึงการขยายธุรกิจของตัวโรงแรมเอง

การพัฒนาข้อมูลเชิงลึกในเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับธุรกิจโรงแรม

โรงแรมสามารถใช้ซอฟต์แวร์ทางการเงินเพื่อศึกษาข้อมูลทางการเงินทั้งในปัจจุบันและในอดีตโดยละเอียด และเจ้าของธุรกิจอาจใช้ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจถึงแนวโน้มของอุตสาหกรรมในอนาคต รวมถึงสามารถใช้เพื่อการคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

Carmen Accounting Software ระบบบัญชีโรงแรม สามารถเชื่อมต่อกับ PMS ของคุณ เพื่อความสมบูรณ์ของข้อมูลทางการเงินที่พร้อมใช้งาน เราสามารถให้ข้อมูลทางสถิติในเชิงลึกสำหรับการวิเคราะห์ที่ดีขึ้น ครอบคลุมทั้งการอัปเดตเกี่ยวกับอัตราการเข้าพัก รายได้ รายได้ต่อห้อง และข้อมูลอื่นๆ สำหรับเจ้าของธุรกิจ

ระบบบัญชีโรงแรม : รายงานทางการเงินที่สำคัญ

ข้อมูลทางบัญชีที่จำเป็นในในอุตสาหกรรมโรงแรมเน้นที่รายงานทางการเงินต่างๆ ซึ่งรายงานที่จำเป็นและมีความสำคัญที่สุด จะประกอบด้วย งบดุล งบกำไรขาดทุนตามกิจกรรม และงบกระแสเงินสด และด้วยเครื่องมือการรายงานที่มีความยืดหยุ่นสูง อย่างเช่น Carmen Accounting Software ทำให้หลายคนเลือกที่จะพัฒนารายงานต่างๆ ได้ด้วยตัวเอง

งบดุล – ช่วยให้เข้าใจสถานการณ์ทางการเงินได้ดียิ่งขึ้น

งบดุลจะทำการสรุปสถานการณ์ทางการเงินของโรงแรม และจะประกอบด้วยตัวชี้วัดทางการเงินที่สำคัญ 3 ตัว ซึ่งได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น

สินทรัพย์ของโรงแรม หมายถึง ทรัพยากรของบริษัท และเนื่องจากว่าที่มันเป็นทรัพย์สิน ตัวโรงแรมเองจึงเป็นสินทรัพย์ที่มีค่า รวมถึง เครื่องตกแต่ง เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์ และอุปกรณ์ตกแต่งของที่พัก เช่นเดียวกันนั้น จำนวนเงินที่โรงแรมยังไม่ได้รับหลังจากการให้บริการก็ถือว่าเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ของโรงแรม

แต่ในขณะเดียวกัน โรงแรมยังต้องบริหารหนี้สินต่างๆ จากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วและที่กำลังจะเกิดขึ้นในอนาคตเช่น ค่าสาธารณูปโภค ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงาน เงินเดือน โบนัส รวมถึงต้นทุนทางการเงินอื่นๆ อีกด้วย

การคำนวณผลกำไรขาดทุนของโรงแรม

งบกำไรขาดทุนจะสรุปแหล่งที่มาของรายได้ที่หลากหลายของโรงแรม รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในช่วงเวลาที่กำหนด หากรายได้ของโรงแรมแสดงผลที่เกินรายจ่ายแสดงว่าโรงแรมมีกำไรอยู่แล้ว ซึ่งจะตรงข้ามกับการขาดทุน

เป็นเรื่องปกติที่โรงแรมจะเกิดการขาดทุนสุทธิในช่วงปีแรกๆ ซึ่งสิ่งนี้บ่งชี้ว่า ผู้ประกอบการโรงแรมยังไม่มีผลกำไรจากการลงทุน

การติดตามเงินสดที่เข้า-ออก

งบกระแสเงินสดจะแสดงให้เห็นถึงกระแสการเงินที่เข้า-ออกของโรงแรม ซึ่งจำเป็นต้องมีรายงานการติดตามที่มีประสิทธิภาพเนื่องจากกิจกรรมประจำวันของโรงแรมจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับเงินสดจำนวนมาก

กระแสเงินสดเป็นหนึ่งในสัญญาณสำคัญของการเป็นบริษัทที่มั่นคง ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงจำเป็นที่จะต้องทำการบริหารให้อยู่ในการควบคุมที่ดีอยู่ตลอดเวลา เนื่องจากสภาพคล่องหรือปริมาณของสินทรัพย์ที่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้อย่างรวดเร็วจะสามารถทำให้กิจการดำเนินการอย่างคล่องตัวได้เป็นเวลานาน

 

ซอฟแวร์บัญชีโรงแรม Carmen Hotel Accounting Software

หากต้องการเรียนรู้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Carmen Hotel Accounting Software สามารถช่วยผู้ประกอบธุรกิจโรงแรมนับพันคนทั่ว APAC ได้อย่างไร สามารถติดต่อเราเพื่อนัดเวลาการสาธิต ได้ที่:

https://www.carmensoftware.com/th/#contact

👉 https://www.carmensoftware.com/th/request-a-demo/

📞 02 284 0429, 083 424 8879, 082 961 4794

Facebook : https://www.facebook.com/carmensoftware/

Line@ : @Carmensoftware https://lin.ee/3WRvD2i