บัญชีการโรงแรม สิ่งที่ถูกมองข้าม

บัญชีการโรงแรม สิ่งที่ถูกมองข้าม

หากคุณต้องการประสบความสำเร็จในระดับสูงสุดในธุรกิจโรงแรม แน่นอนที่สุดคุณต้องมีความสามารถหลากหลาย และอีกทั้งบุคลิกที่มีเสน่ห์ มีความเป็นผู้นำ รักในการบริการลูกค้า และมีจิตใจที่รักในการให้บริการอย่างเต็มที่ในทุกๆ มุมมองซึ่งเป็นสิ่งที่ควรคำนึงถึง แม้ว่างานบัญชีโรงแรมเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารที่สำคัญที่สุดของโรงแรม แต่ก็เป็นที่เข้าใจได้ว่าทำไมคนส่วนใหญ่มักไม่มองว่าสิ่งเหล่านั้นเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอย่างหนึ่งสำหรับคนบัญชี ซึ่งโรงแรมที่ประสบความสำเร็จมักเล็งเห็นถึงความสำคัญของคุณสมบัติเหล่านั้นเสมอ

กระบวนการทำงานบัญชีที่ไม่ดีอาจส่งผลให้เกิดปัญหาด้านสภาพคล่องในที่สุด ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากที่จะแก้ไขในท้ายที่สุด เราเสนอคำแนะนำง่ายๆ เพื่อครอบคลุมทุกมุมมองของสำหรับงานบัญชีอย่างถูกต้อง

การฝึกอบรมพนักงาน

ข้อจำกัดและความยากลำบากที่เกิดจากวิกฤตสุขภาพทั่วโลก ได้เปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการทำงานอย่างมากตั้งแต่ปี 2020 ผู้เชี่ยวชาญคาดการณ์ถึงสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นอย่างฉับพลันซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในตลาดแรงงาน คือจากการจ้างงานปกติจะกลายเป็นให้ทางเลือกสำหรับการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ผู้หางานในปัจจุบันมักเลือกงานในสำนักงานที่ไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับคนจำนวนมากอีกด้วย

ทั้งสองปัญหาข้างต้นส่งผลกระทบต่อธุรกิจโรงแรมอย่างไม่ต้องสงสัยในการดึงดูดผู้มีความสามารถใหม่ ดังนั้นการเพิ่มการฝึกอบรมพนักงานจึงเป็นกลยุทธ์ที่เหมาะสมกันสถานการณ์ปัจจุบันของคุณ ซึ่งจะช่วยให้อัตราการหมุนเวียนของพนักงานลดลง และในขณะเดียวกันความพึงพอใจในการทำงานอาจเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

หนึ่งในคำแนะนำคือ การทำงานกับบริษัทบัญชีที่เชี่ยวชาญในธุรกิจโรงแรมเฉพาะ เพราะมาตรฐานการทำงานรวมถึงข้อกำหนดในธุรกิจด้านบัญชีโรงแรมแตกต่างอย่างมากจากข้อกำหนดด้านการบัญชีแบบทั่วไป ซึ่งประกอบไปด้วยหลายปัจจัยที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่อัตราค่าห้องพักที่แตกต่างกัน ความต้องการในการรายงานที่มีรูปแบบเฉพาะ หลากหลายแหล่งรายได้จากการจองห้องพัก รายได้อาหารและเครื่องดื่ม รายได้จากแผนกดำเนินงานอื่นๆ รวมถึงการควบรวมบัญชีโรงแรมเพื่อสำนักงานใหญ่ และอื่นๆ

การกำหนดอัตราค่าห้องโดยใช้หลักการบัญชีพื้นฐาน

เมื่อพูดถึงอัตราค่าห้องพักที่หลายกหลาย ในการกำหนดราคาคุณควรคำนึงถึงกฎพื้นฐานของอุปสงค์และอุปทานด้วย ภาคธุรกิจโรงแรมนั้นไม่สามารถนำเสนอราคาห้องพักในอัตราคงที่ซึ่งเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่

ฤดูกาล จำนวนห้องพัก สิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ รวมถึงอัตราการเข้าพัก อาจส่งผลต่อราคาในแต่ละวัน เป็นเรื่องปกติสำหรับเจ้าของโรงแรมที่ต้องประสบกับยอดรายได้ที่สูงหรือต่ำในบางครั้ง

รายงานทางการเงินในอดีตสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการทำนายและวางแผนสำหรับอนาคตโดยเฉพาะอย่างยิ่ง รายงานทางการเงินยังแสดงให้เห็นถึงสุขภาพและความสามารถของธุรกิจของคุณ

มีงบการเงินหลักสามฉบับที่สำคัญและใช้แสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไรหรือดำเนินไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ งบเหล่านี้คือ งบกระแสเงินสด งบดุล และงบกำไรขาดทุน

ใช้แยกประเภทบัญชีให้แตกต่าง

บริษัทส่วนใหญ่ต้องการบัญชีแยกประเภททั่วไปเพียงบัญชีเดียวเพื่อบันทึกธุรกรรมทั้งหมด ในทางตรงกันข้าม การจัดการบัญชีโรงแรมจำเป็นต้องแยกประเภทหลายบัญชีเพื่อจัดระเบียบแหล่งรายได้ที่หลากหลาย

ตัวอย่างเช่น เพิ่มรายละเอียดโดยการแยกรายได้จากการขายอาหารและเครื่องดื่มออกจากรายได้ค่าห้องพัก คุณจะได้ประโยชน์จากรายงานและการจัดการทางด้านการเงินได้มากกว่า

ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์สูงสุด

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ผู้ประกอบการโรงแรมควรใช้ระบบการจัดการบัญชีเฉพาะทางที่ออกแบบขึ้นโดยเฉพาะสำหรับธุรกิจโรงแรม ที่มาพร้อมด้วยแพลตฟอร์มออนไลน์ คุณจะไม่ต้องกังวลกับความยุ่งยากในการดูแลความหลากหลายของบัญชีในแต่ละประเภท ผู้เชี่ยวชาญด้านการให้บริการซอฟต์แวร์การบัญชีระดับไฮเอนด์ส่วนใหญ่มาพร้อมกับเครื่องมือสำหรับองค์กรที่จะจัดการบันทึกบัญชีของคุณแบบอัตโนมัติและโอนไปยังระบบคลาวด์เพื่อการจัดเก็บ

นอกจากนี้ การเก็บข้อมูลบนคลาวด์ยังช่วยให้ทีมงานของคุณสามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก ซึ่งขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มที่คุณเลือก คุณอาจสามารถเข้าถึงระบบของคุณจากระยะไกลโดยใช้อุปกรณ์ดิจิทัลแบบพกพาใดก็ได้

เมื่อพูดถึงความปลอดภัยในข้อมูล สำหรับเจ้าของธุรกิจมักจะให้ความสำคัญในการมองหาผู้เชี่ยวชาญที่ให้บริการซอฟต์แวร์การบัญชีที่มาพร้อมกับมาตรฐานความปลอดภัยทางไซเบอร์ระดับสูงสุดเป็นพื้นฐาน นอกจากนั้นแล้วยังมีคุณสมบัติที่จำเป็นของการบัญชีบริหารโรงแรมเพิ่มเติมดังนี้

ความแม่นยำ

        ระบบบัญชีคู่คือหนึ่งในเรื่องยากสำหรับบัญชีการโรงแรม โดยเฉพาะกับการใช้ระบบบัญชียุคเก่า ซึ่งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ตามที่ได้กล่าวไว้แล้ว การเก็บบันทึกรายการกิจกรรมไว้ในที่เดียวไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป เพราะผู้ประกอบการโรงแรมส่วนใหญ่มักเสียเวลามากมายในการตรวจสอบข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำอีก เพื่อหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลซ้ำหรือไม่ถูกต้อง แน่นอนที่สุดการใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลเข้ามาช่วยทำให้ความยากลำบากนี้หมดไป

        การบันทึกรายการส่วนใหญ่ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลพิเศษเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มความถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น ในบางแพลตฟอร์มคุณสามารถสร้างหมายเลขอ้างอิงเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มความแม่นยำของข้อมูลได้ นอกจากนี้ การใช้คำหลักจะช่วยเพิ่มประสบการณ์การบัญชีโดยรวมของคุณให้ดียิ่งขึ้นเพื่อช่วยให้คุณค้นหาบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ และข้อมูลทางการเงินเฉพาะอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น

การวิเคราะห์

        แม้ว่าธุรกิจของคุณเป็นธุรกิจขนาดย่อม ซึ่งสามารถประเมินความสำเร็จของธุรกิจได้ด้วยตัวเอง แต่ถ้าคุณมีห้องจำนวนมากและแหล่งรายได้ที่หลากหลาย คุณจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงความยุ่งยากและซับซ้อนของข้อมูลได้

        โชคดีที่ระบบบัญชีส่วนใหญ่มีคุณสมบัติในการวิเคราะห์ที่สามารถการคาดการณ์และให้รายงานจากข้อมูลซึ่งช่วยในการตัดสินใจที่สำคัญ

ระบบอัตโนมัติ

        เลือกระบบที่สามารถทำงานแบบอัตโนมัติ เพื่อลดเวลาบุคลากรของคุณจากกิจกรรมการทำบัญชีที่ซ้ำซากและลำบาก แอปพลิเคชั่นบางตัวมีเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI)ในตัว ซึ่งทำให้ระบบเหล่านั้นสามารถระบุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ ส่งการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนในแบบเรียลไทม์ และแม้กระทั่งกำหนดเวลาในการออกรายงานประจำเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ

โปรดจำไว้ว่าบริษัทบัญชีต่างๆ เสนอบริการที่แตกต่างกัน ดังนั้นอย่าลืมประเมินความสามารถทั้งหมดของแพลตฟอร์มที่คุณเลือกเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับความต้องการของคุณ

ภาพสะท้อนสุดท้าย

การบัญชีโรงแรมแตกต่างอย่างมากในการปฏิบัติจากบัญชีทั่วๆไป โชคดีที่มีระบบบัญชีโรงแรมเฉพาะที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มความเร็วและทำให้ขั้นตอนการทำบัญชีง่ายขึ้น ด้วยการลงทะเบียนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่สร้างขึ้นสำหรับบัญชีโรงแรมโดยเฉพาะ เรายินดีนำเสนอโซลูชั่นที่มีคุณสมบัติครบถ้วนของ Carmen Accounting Software โปรดติดต่อเราสำหรับการสาธิตที่ info@carmensoftware.com