Data-Driven Strategies for Confident, Profitable, and Sustainable Growth
บทนำ: ทำไมงบประมาณโรงแรมส่วนใหญ่จึงพลาดเป้า
ในทุก ๆ ปีพอถึงช่วงเวลาที่จะต้องเริ่มต้นทำงบประมาณ จำนวนของสเปรดชีตก็เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ กว่าตาเห็น อีกทั้งในห้องประชุมก็มักจะเต็มไปด้วยคำถาม “แล้วถ้า…” อยู่เสมอ และไหนจะทีมการเงินที่ยังคอยดึงตัวเลขปีที่แล้วมาเทียบเคียงพูดตลอดการประชุม และ มักบอกให้เพิ่มลดเปอร์เซ็นต์นิดตรงนี้หน่อยเพื่อปรับตามเงินเฟ้อแล้วก็หวังว่าตัวเลขเหล่านี้จะอยู่รอดไปได้เมื่อปีหน้ามาถึง
แต่ความเป็นจริงคืองบประมาณของโรงแรมส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกทำมาเพื่อใช้งานจริง ๆ แต่มักถูกทำมาเพื่อผ่านการอนุมัติในการประชุมแต่เพียงเท่านั้น
เพราะ การทำเอกสารงบประมาณที่ดีมันมากกว่าแค่การคาดการณ์เรื่องตัวเลข และ ไม่ใช่เอกสารตัวที่จะต้องทำให้เสร็จภายในเดือนธันวาคมแล้วนำเข้าไปเก็บในกรุจนกว่าจะถึงปีหน้า แต่มันคือเข็มทิศที่บอกทิศทาง และ บอกแนวทางข้างหน้าของโรงแรมของคุณว่าจะต้องเดินไปทางไหน และ ยังบอกถึงการทำงานของแต่ละแผนก แต่ละการตัดสินใจ แต่ละบาทที่ใช้ที่จะช่วยพาคุณไปถึงจุดที่วางแผนไว้
การทำงบประมาณที่ดีจริง ๆ ไม่จำเป็นที่จะต้องใช้สูตรที่มีความซับซ้อน หรือ ต้องเรียนจบทางด้านปริญญาโทด้านการเงินโดยเฉพาะ แต่สิ่งที่คุณจะต้องมี มีเพียงแค่ 3 อย่างนั้นคือ ความชัดเจน สกิลการทำงานร่วมกันกับผู้อื่น และ การใช้ข้อมูลอย่างเป็นระบบ
หากคุณมีทั้ง 3 อย่างนี้ งบประมาณที่คุณได้ทำ ก็จะไม่ได้เป็นแค่เอกสารที่ทำเพื่อให้ผ่านการอนุมัติในที่ประชุม แต่จะกลายเป็นอาวุธลับเมื่อฤดูกาลทำงบประมาณมาถึงในแต่ละปี
1. เริ่มจากเรื่องราว ไม่ใช่สเปรดชีต
การทำงบประมาณอย่างมืออาชีพไม่ได้เริ่มจากการเปิดไฟล์ Excel แต่มันเริ่มจากการทำความเข้าใจว่าทำไมโรงแรมของคุณถึงทำงานแบบนี้ และ ตอนนี้กำลังจะไปทางไหนต่อ
และก่อนที่คุณจะลงมือแตะตัวเลขในสเปรดชีต ลองถอยออกมาตั้งคำถาม และ กำหนดทิศทางให้ชัดเจนก่อนลงมือแก้ตัวเลขในไฟล์ว่า…
- ปีนี้เป้าหมายของคุณมุ่งไปในทิศทางไหน มุ่งที่การติบโต การฟื้นตัว หรือปรับต้นทุนให้คุ้มค่า
- มีแผนใหญ่อะไรรออยู่ไหม ปรับปรุงโรงแรม เปลี่ยนแบรนด์ หรือตั้งเป้าเรื่องความยั่งยืนมาเป็นอันดับหนึ่ง
- ตลาดจะเปลี่ยนยังไง เศรษฐกิจ กฎหมาย คู่แข่ง อะไรที่อาจส่งผลต่อความต้องการในอีก 12 เดือนข้างหน้า
- รายได้จะมาจากทิศทางไหนบ้าง แหล่งรายได้ไหนที่คุณอยากจะเพิ่มการลงทุน หรือ รายได้แหล่งไหนที่ต้องคิดทบทวนดูก่อนที่จะลงทุนไป
เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน ตัวเลขในสเปรดชีตก็จะเริ่มมีความหมายมากยิ่งขึ้น เพราะ ตัวเลขงบประมาณของคุณจะไม่ใช่เพียงแค่ข้อจำกัดอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นแบบแผนที่จะพาคุณเข้าสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้ตั้งแต่แรกเริ่มภายในทันที
นี่คือความแตกต่างระหว่างการวางแผนเพื่อตอบสนองความต้องการกับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ เพราะ..
การวางแผนเพื่อตอบสนองความต้องการ ผู้คนมักจะพูดว่า “ปีที่แล้วเราใช้เท่านี้ ปีหน้าก็น่าจะใช้ใกล้เคียงกัน”
แต่ถ้าคุณใช้แบบแผนแบบเชิงกลยุทธ์คำพูดของคุณจะกลายเป็น “นี่คือแบบแผนที่เราอยากไปให้ถึง และ ตอนนี้เรามาสร้างแผนการเงินที่จะพาเราไปถึงที่นั่นกัน”
เพราะ ทุกรายการตัวเลขในชีตงบประมาณ ควรเชื่อมโยงให้เข้ากับเป้าหมายในธุรกิจเสมอ และ ทุกแผนกควรเข้าใจว่างบในส่วนของตัวเองเข้ากับภาพใหญ่โดยรวมของธุรกิจได้ยังไงอีกด้วย
เพราะถ้าทีมของคุณไม่เข้าใจเรื่องราวเบื้องหลังงบประมาณ พวกเขาจะไม่มีทางทำงานได้อย่างถูกต้องแน่นอน
2. วางรากฐานทุกสมมติฐานด้วยข้อมูลอยู่เสมอ
การมีสัญชาตญาณเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้ายิ่งมีประสบการณ์ก็จะยิ่งดีคูณสอง แต่ทั้งสองอย่างนี้เป็นสิ่งที่ไม่สามารถสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่คุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจได้ในที่ประชุมแต่เพียงอย่างเดียว
เพราะ การทำงบประมาณสมัยใหม่ต้องอาศัยข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ และ ความแม่นยำสูงโดยอิงจากระบบ PMS, POS, ระบบจัดซื้อ หรือ การบันทึกทางการเงิน ไม่ใช่แค่ใช้ประสบการณ์ภาพจำในอดีต และ สัญชาตญาณแต่เพียงอย่างเดียวเท่านั้น
หากจะเริ่มลงมือทำ.. เราต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์แนวโน้มในอดีตให้ได้ถูกต้องเสียก่อน
- อัตราการเข้าพักและ ADR ตามกลุ่มตลาด: อย่าติดตามเพียงแต่อัตราการเข้าพักโดยรวมของลูกค้า คุณต้องแยกให้ออกว่าเป็นกลุ่มองค์กร กลุ่มนันทนาการ กลุ่ม OTA หรือ กลุ่มลูกค้าที่มีการจองเข้ามาโดยตรง เพราะ แต่ละกลุ่มมักจะมีพฤติกรรมที่แตกต่างกัน และ มีต้นทุนที่ต่างกัน
- จังหวะการจอง และ ระยะเวลา: ต้องวิเคราะห์ให้ออกว่าแขกมักจองล่วงหน้านานแค่ไหน และ ระยะเวลานั้นมันสั้นหรือยาว เพราะ สิ่งเหล่านี้มักจะบอกได้ว่ารายได้จะเข้าเมื่อไหร่ และ สามารถบอกได้ว่าตอนไหนที่คุณสามารถปรับราคาได้
- F&B ตามสาขา และ ฤดูกาล: ต้องดูให้ออกว่าสาขาไหนสามารถทำกำไรได้สูงสุด และ สาขาไหนที่ได้รับรายได้จากการเข้าพักของลูกค้า หรือ อะไรที่เป็นสิ่งกระตุ้นที่ทำให้ลูกค้าอยากจะเข้าพัก
- ต้นทุนสาธารณูปโภค และ การบำรุงรักษาห้องพัก: อย่าทำงบประมาณสาธารณูปโภคเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนแบบคงที่ เพราะ คุณต้องติดตามต้นทุนของห้องที่เข้าพักเพื่อให้คุณเข้าใจต้นทุนที่มักผันแปรอยู่เสมอ
- ต้นทุนแรงงาน: ต้องคำนวณให้ออกว่าลูกจ้างจะใช้ชั่วโมงแรงงานกี่ชั่วโมงในการดูแลห้องพักหนึ่งห้อง และ ต้องเปรียบเทียบราคาให้ได้ในแต่ละฤดูกาล วันหยุดสุดสัปดาห์ และช่วงที่มีความต้องการสูง
แทนที่จะตั้งคำถามว่า “คิดว่าอะไรจะเกิดขึ้นภายในปีหน้า” แต่ควรตั้งคำถามว่า “ข้อมูลเหล่านี้สามารถบอกอะไรเราได้บ้างว่าในปีหน้าจะมีอะไรเกิดขึ้น และ เราสามารถทำอะไรได้บ้าง” เพราะนี่ จะเป็นประเด็นสำคัญที่คุณสามารถมองเห็นค่าเฉลี่ยของแนวโน้มที่ซ่อนไว้อยู่ อีกทั้งยังสามารถมองเห็นต้นทุนต่าง ๆ ได้จากข้อมูลตัวเลข ถ้าต้นทุนสาธารณูปโภคของคุณเพิ่มขึ้น 8% ต่อปีในช่วงสามปีที่ผ่านมา การวางแผนให้เพิ่มแค่ 2% ในปีหน้าอาจจะไม่ใช่เรื่องที่จะเสามารถกิดขึ้นได้จริง เพราะ มันคือการบิดเบือนข้อมูลไปเปล่า ๆ
คุณสามารถติดตามอัตราการเปลี่ยนแปลง ติดตามความผันผวน ติดตามรูปแบบได้ เพราะ โรงแรมที่สามารถทำงบประมาณได้อย่างถูกต้องแม่นยำ คือโรงแรมที่นำหน้าเทรนด์ ไม่ใช่แค่วิ่งตามหลังโรงแรมอื่น ๆ
3. ดึงทุกแผนกเข้ามาให้มีส่วนร่วม
งบประมาณที่ถูกสร้างขึ้นมาโดยปราศจากการเห็นร่วมกันของทุกแผนกมักจะล้มเหลวอยู่เสมอ เพราะ มันไม่สำคัญว่าตัวเลขของคุณจะแม่นยำแค่ไหนถ้าคนที่ต้องรับผิดชอบตั้งแต่แรกไม่เข้าใจ และ ไม่เห็นด้วยกับแผน ๆ นั้น ๆ
เพราะ การเป็นคนวางแผนตั้งแต่แรกเริ่ม และ ดึงบุคคลที่เกี่ยวข้องมาร่วมทำงบประมาณร่วมกันเป็นสิ่งที่ควรทำ เพราะ แต่ละแผนกจะเข้าใจในงบประมาณของตัวเองว่างบเหล่านั้นสามารถเชื่อมโยงกับการทำกำไรโดยรวมได้อย่างไร และ สิ่งนี้จะเปลี่ยนการทำงบประมาณจากแบบฝึกหัดให้กลายเป็นกลยุทธ์ที่สามารถใช้งานได้จริงอย่างแน่นอน
ตัวอย่างการทำงานสำหรับการดึงทุกแผนกเข้ามามีส่วนร่วม
เมื่อแต่ละแผนกสามารถติดตามตัวเลขของตัวเองได้อย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งปี นั้นจะทำให้การวิเคราะห์มีความแม่นยำเพิ่มมากยิ่งขึ้น เพราะ การทำลักษณะนี้คือการรายงานผลแบบเรียลไทม์
เมื่อหัวหน้าแผนกสามารถมองเห็นตัวเลขของแผนกตัวเอง นั้นจะยิ่งทำให้พวกเขาสามารถมองเห็นปัญหา และ แก้ไขให้มันถูกต้องแม่นยำได้ในทันท่วงที
4. สร้างความน่าจะเป็น และ แบบแผนตั้งรับเอาไว้
สถาณการณ์ต่าง ๆ มักเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็น ตลาดเปลี่ยน คู่แข่งแปรผัน กฎระเบียบถูกปรับ พฤติกรรมของแขกเปลี่ยนแปลง หรือ เกิดสภาวะเศรษฐกิจผันผวนจึงเป็นเหตุให้คุณต้องจัดแผนงบประมาณหลาย ๆ แบบเพื่อให้ตอบรับกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
สร้างความน่าจะเป็นให้ได้อย่างน้อย 3 สถานการณ์เพื่อไม่ให้คุณเจ็บหนักกว่าที่คิด
- สถานการณ์ปกติ: แผนที่ธุรกิจของคุณเป็นไปตามที่คาดไว้ โดยอิงจากข้อมูลตัวเลขในอดีต และ การวิเคราะห์จากสภาวะจากตลาดปัจจุบัน
- สถานการณ์ดีกว่าที่คาด: แผนที่ตลาดอาจฟื้นตัวดีกว่าที่คิด อัตราการเข้าพักสูงขึ้น ADR ดีขึ้น หรือต้นทุนต่ำกว่าที่คาดการณ์
- สถานการณ์สุ่มเสี่ยง: แผนที่เงินเฟ้ออาจพุ่งแรงจนทำให้ความต้องการของลูกค้าลดลง คู่แข่งรุกหนัก หรื อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่กระทบต่อการดำเนินงาน ควรเตรียมแผนพร้อมรับมืออยู่เสมอ
การคิดล่วงหน้า หรือ คิดคาดการณ์เหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอาจช่วยให้คุณเห็นว่าความสามารถในการทำกำไรของคุณต่อการเปลี่ยนแปลงสามารถตั้งรับได้มากน้อยเพียงใด เพราะ มันแสดงให้คุณเห็นว่าความเสี่ยงของคุณจะเป็นแบบไหน และ มีโอกาสอะไรบ้างที่รออยู่
ตัวอย่างเช่น:
- จะเกิดอะไรขึ้นกับ GOP ถ้าอัตราการเข้าพักลดลง 5% แต่ ADR คงที่
- จะเกิดอะไรขึ้นถ้าอัตราการเข้าพักคงที่แต่ต้นทุนอาหารเพิ่มขึ้น 10%
- จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องเสียองค์กรหลักไปหนึ่งแห่ง แต่ได้ปริมาณนักท่องเที่ยวที่เพิ่มมากขึ้น
การสร้างความน่าจะเป็นจะทำให้การตั้งงบประมาณของคุณมีความยืดหยุ่น และ สามารถปรับได้ตามความเป็นจริงไม่ใช่เจอปัญหาแล้วต้องมานั่งกุมหัว เพราะ หากเกิดอะไรขึ้นมาอย่างการเปลี่ยนแปลงกลางปี คุณจะได้ไม่ต้องวิ่งตื่นตกใจหาทางแก้ เพราะ คุณมีแบบแผนที่คิดไว้แล้วพร้อมใช้แก้ไขได้
5. เชื่อมโยงการดำเนินงานกับการเงินทุกวัน
โรงแรมมืออาชีพส่วนใหญ่มักไม่ไม่รอรายงานตอนสิ้นเดือนเพื่อให้เข้าใจระบบในการทำงาน เพราะ พวกเขามักเชื่อมข้อมูลการดำเนินงานกับผลลัพธ์ทางการเงินอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการดูแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือการดูแบบเรียลไทม์
และนี่คือสิ่งที่โรงแรมมืออาชีพทำ
- รายงานการจองแบบรายวัน และ การแจ้งรายได้ พวกเขาจะรู้ว่าโรงแรมของเขาสามารถขายห้องได้กี่ห้องสำหรับคืนนี้ สัปดาห์หน้า หรือ เดือนหน้า เพราะ ข้อมูลนั้นจะถูกป้อนเข้าไปในระบบการคาดการณ์กระแสเงินสด และ ระบบการจัดตารางแรงงานโดยตรง
- ระบบจัดซื้อติดตามการบริโภค โรงแรมจะเห็นว่าอะไรถูกสั่งซื้อ อะไรถูกใช้ และอะไรที่ถูกทิ้ง เพราะ ข้อมูลเหล่านี้จะไปขึ้นในระบบ P&L ในท้ายสุด
- การจัดการสินค้าคงคลัง พวกเขาจะเห็นว่า F&B จะเน่าเสียตอนไหน หรือ ผ้าปูที่นอนที่พังไปแล้วกี่อัน หรือ มองเห็นการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกมากเกินไป ระบบจะสามารถจับได้แบบเรียลไทม์ นั้นหมายความว่าตัวโรงแรมจะสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้ก่อนที่มันจะกระทบกับธุรกิจ
- การจัดตารางแรงงานให้สอดคล้องกับการคาดการณ์การเข้าพัก โรงแรมจสามารถจัดจ้างพนักงานให้ครอบคลุมกับช่วงที่แขกเข้าพักได้ทั้งวันที่ยุ่ง และ ไม่ยุ่ง เพื่อให้ตัวธุรกิจสามารถตอบสนองทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อการเงิน และ การดำเนินงานสอดคล้องกัน ธุรกิจของคุณจะอยู่ในแบบแผนที่ถูกต้อง
เพราะ นี่จะเป็นการเปลี่ยนแปลงจากการตั้งรับเป็นการวางแผนเชิงรุกแทนจนคุณอาจจะไม่ได้ถามคำถามกับคนในทีมว่า “มีอะไรที่ผิดพลาดไปเดือนที่แล้ว?” แต่คุณจะถามว่า “เราเห็นปัญหาอะไรในวันนี้ และจะแก้ไขมันอย่างไรดีในวันพรุ่งนี้” แทน
6. มุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่ค่าใช้จ่าย
ความแตกต่างระหว่างการลดต้นทุน และ การจัดการประสิทธิภาพ คือ การลดต้นทุนคือการตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้น แต่การจัดการอย่างมีประสิทธิภาพคือการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ถูกการคิดมาอย่างดีแล้ว
เพราะ การลดต้นทุนมักใช้คำว่า “เราต้องใช้จ่ายน้อยลง” แต่หากเราได้มีแบบแผนจัดการที่มีประสิทธิภาพ เราจะพูดว่า “เราจะต้องได้อะไรมากขึ้นจากค่าใช้จ่ายที่ได้เสียไป”
แทนที่จะ “ลดค่าจ้างพนักงาน” เรากลับต้องมุ่งเน้นที่คุณภาพของห้องพัก และแทนที่จะ “ลดต้นทุน F&B” แต่เรากลับต้องมุ่งเน้นที่เปอร์เซ็นต์ต้นทุนอาหารให้เทียบกับยอดขาย และ ให้ได้อัตราส่วนผลตอบแทนที่คุ้มค่า
เพราะ การทำงบประมาณอย่างมืออาชีพสามารถวัดผลได้จากการลงทุนที่ใช้ไป
ตารางเปรียบเทียบระหว่างมุมมองแบบดั้งเดิม และ มุมมองแบบมืออาชีพ
อัตราส่วนเหล่านี้เผยให้เห็นมุมมองทั้งสองด้าน และ แสดงให้เห็นว่าภาพรวมการเงินของคุณเป็นอย่างไร
การควบคุมต้นทุนจะกลายเป็นผลพลอยได้จากการวางแผนที่ดี ไม่ได้มาจากการประหยัดแต่เพียงอย่างเดียว
7. เทรนด์ความยั่งยืนและความสามารถในการทำกำไร
โรงแรมที่มีวิสัยทัศน์ก้าวหน้ามักตระหนักดีว่า ความยั่งยืนไม่ใช่แค่ “สิ่งที่ดีที่ควรมี” หรือเป็นเทรนด์เพื่อการตลาดแต่เพียงเท่านั้น แต่ตัวเทรนด์นี้ยังเป็นอีกทางเลือกที่สามารถนำมาใช้ในกลยุทธ์ทางการเงินให้แก่ธุรกิจได้
ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของพลังงาน น้ำ การจัดการขยะภายในธุรกิจ เรื่องพวกนี้ยังส่งผลต่อ P&L ในธุรกิจทั้งสิ้น และ หากในอนาคตแขกที่เข้าพักเริ่มมีการคาดหวังถึงเทรนด์ความยั่งยืนเพิ่มมากขึ้น โรงแรมที่กำลังทำตามเทรนด์ของความยั่งยืนอยู่ก็ยังเป็นกำไรต่อยอดได้ และ ยังสามารถสร้างชื่อเสียงในด้านนี้ให้แขกประทับใจได้อีกด้วย
โดยเริ่มจากการวัดได้ดังนี้
- ตั้งเป้าหมายลดพลังงาน 5% พร้อมกับโครงการเฉพาะที่ผูกกับไทม์ไลน์ ROI
- จัดตั้งอัตราส่วนการแยกขยะและการรีไซเคิล โดยการติดตามรายเดือนตามสาขาโรงแรม
- การลงทุนในอุปกรณ์ประหยัดพลังงาน ไฟ LED, HVAC อัจฉริยะ, อุปกรณ์ประหยัดน้ำ พร้อมระยะเวลาคืนทุนที่ชัดเจน
เทรนด์ความยั่งยืนนี้ที่ครั้งหนึ่งเคยถูกมองว่าเป็นเพียงแค่ “CSR” แต่ ณ ปัจจุบันกลับกลายเป็นศูนย์กลางของมูลค่าสินทรัพย์ในระยะยาวของเจ้าของธุรกิจ และ นักลงทุน เพราะ ในปัจจุบันแขกมีความตระหนักรู้มากขึ้น และ กำลังให้ความสนใจในเรื่องนี้เป็นอย่างมาก หากธุรกิจโรงแรมไหนที่สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามเทรนด์ ก็สามารถสร้างกำไรจากตรงนี้ได้มากขึ้น และ มีความน่าสนใจแก่การลงทุนในภาคธุรกิจ
เพราะ นี่ไม่ใช่เรื่องของการเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมแต่เพียงอย่างเดียว แต่ยังเพื่อประโยชน์ของส่วนรวม และ ใช้เทรนด์ให้ฉลาดกับธุรกิจได้อีกด้วย
8. ใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยเพื่อให้การทำงานง่ายขึ้น
ระบบการเงินจะไม่ถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติ เพราะระบบอัตโนมัติจะเข้ามาช่วยทำให้เรื่องการเงินเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นมากกว่า
เพราะ หากใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการรวมข้อมูลของทรัพย์สินให้เป็นระบบอัตโนมัติทั้งหมด ในอนาคตระบบในส่วนนี้จะสามารถสร้างสร้างแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อให้คุณเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในธุรกิจโรงแรมของคุณได้ หรือเห็นภาพรวมในหลาย ๆ ทรัพย์สินได้อย่างรวดเร็วทันใจ
เพราะ เป้าหมายหลักในการนำระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ไม่ใช่เป็นการการสร้างรายงานให้เยอะ หรือ มีจำนวนมากขึ้น แต่เป้าหมายจริง ๆ คือการได้เห็นภาพรวมที่ชัดเจน รวดเร็ว เพื่อช่วยให้คุณได้คิด ได้ตัดสินใจทำงานได้ทันภายในท่วงที
เทคโนโลยีอัตโนมัตินี้จึงเข้ามาช่วยลดแรง ไม่ใช่เพิ่มภาระให้แก่ผู้ทำ และ ถ้าหากผู้จัดการใช้เวลาน้อยลงในการรวบรวมข้อมูลกระทบยอด หรือ ลดเวลาในการทำสเปรดชีต พวกเขาก็จะมีเวลามากขึ้นในกๅรปรับปรุงผลงานให้ออกมาดีตามไปด้วย
และหากทีมของคุณใช้เวลามากขึ้นในการจัดการระบบมากกว่าการใช้ข้อมูลเชิงลึกในการทำงาน
9. ทบทวนและคาดการณ์ใหม่อย่างสม่ำเสมอ
การทำงบประมาณแบบมืออาชีพก็เหมือนกับการทำเอกสารที่เป็นใบเบิกทางให้แก่ธุรกิจ เพราะ มันหมายถึงว่าหากทำได้ดีตั้งแต่ตั้งต้น มันก็จะกลายเป็นเอกสารที่ดีที่ไม่เหมือนกับทำให้มันเสร็จ ๆ ไปในทุก ๆ ปี
เพราะ การทบทวนรายไตรมาสจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างบประมาณที่ถูกใช้ไปของคุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากเจอปัญหาติดขัด
และเมื่อไหร่คุณควรที่จะทบทวน..
- รายเดือน: เปรียบเทียบผลงานจริงกับการคาดการณ์ในอนาคตให้ได้ผลลัพธ์มากที่สุด และ ต้องสามารถระบุความแตกต่างเพื่อให้เข้าใจถึงเหตุที่แท้จริงว่าทำไมมันถึงเกิดขึ้นได้ และ ต้องปรับแผนยังไงหากจำเป็น
- รายไตรมาส: อัปเดตการคาดการณ์ตามแนวโน้มที่อาจเกิดขึ้นได้อยู่เสมอ
- กลางปี: ประเมินลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับสภาวะตลาดอยู่เสมอ และ ปรับเปลี่ยนแผนตามความเหมาะสม
หากอยากรักษางบประมาณให้เป็นไปแบบไดนามิก คุณจะต้องกล้าที่จะตัดสินใจแม้เทรนด์ของตลาดอาจเปลี่ยนแปลง
เพราะ โรงแรมที่ประสบความสำเร็จที่สุดไม่ใช่โรงแรมที่สามารถคาดเดาสถานการณ์ที่เกิดขึ้นได้แม่นยำที่สุด แต่โรแรมที่ประสบความสำเร็จมักเป็นโรงแรมที่สามารถปรับตัวได้ทันต่อสถานการณ์ได้อย่างทันถ่วงทีต่างหาก
10. นำเสนอข้อมูลเชิงลึก ไม่ใช่เพียงแค่ตัวเลข
การมีรายงานหนาปึก หรือ การมีสเปรดชีต 50 หน้าไม่ได้แสดงถึงว่าคน ๆ นั้นสามารถเข้าใจข้อมูลชุดนั้นได้จริง ๆ แต่การเข้าใจที่แท้จริงมักแสดงออกผ่านการกระทำต่อข้อมูลเหล่านั้นต่างหาก
เพราะ การทำงานแบบมืออาชีพมักมุ่งเน้นไปที่การสื่อสารชุดข้อมูลเหล่านั้น ไม่ใช่การรวบรวมข้อมูลและไม่เข้าใจอะไรในรายงานนั้นเลย
และเมื่อถึงเวลาที่ต้องนำเสนองบประมาณให้กับเจ้าของ นักลงทุน หรือทีมให้เข้าใจถึงข้อมูลที่คุณรวบรวมมา
คุณจะต้องเน้นให้พวกเขาเข้าใจว่า..
- อะไรที่ขับเคลื่อนการเติบโตในปีนี้
- โครงการใดในธุรกิจที่สามารถทำกำไรได้
- เทรนด์ความยั่งยืนที่เรากำลังทำอยู่สามารถเพิ่มคุณค่าให้กับมันอย่างไรได้บ้าง และ สามารถทำให้ธุรกิจมีมูลค่าเพิ่มขึ้นได้อย่างไร
- เรากำลังเจอกับความเสี่ยงใด และ เราสามารถทำอะไรกับมันได้บ้าง
- โอกาสที่เรายังสามารถไปได้ คืออะไร
จากการถามคำถามเหล่านี้คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูล และ แสดงชุดข้อมูลเหล่านี้ได้จากแดชบอร์ดที่มีทั้งชุดข้อมูล กราฟข้อมูล และ ข้อมูลทางการเงินให้พวกเขาเข้าใจได้ถึงสถานการณ์การเงินว่ามีอะไรที่เกิดขึ้น ทำไมปัญหานี้ถึงสำคัญ และ ทำไมถึงต้องตัดสินใจที่ต้องทำเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น
เพราะ งานของคุณไม่ใช่แค่การโยนชุดข้อมูลให้คนอื่นได้รับรู้แต่เพียงอย่างเดียว แต่มันคือการแสดงให้พวกเขาได้รู้ถึงข้อมูลที่กระชับ เข้าใจง่าย เพื่อให้เข้าใจถึงปัญหาร่วมกัน
เคล็ดลับสำหรับเจ้าของและผู้บริหารโรงแรม
- ทำงบประมาณเป็นเชิงกลยุทธ์ และ ไม่โยนงานให้แค่บัญชีเป็นฝ่ายทำ เพราะ การทำงบประมาณที่มักต้องอาศัยแบบแผน และ การคิดให้เชื่อมโยงกับเป้าหมายใ
- ใช้อัตราส่วน และ KPI เพราะ ตัวเลขไม่ได้เผยให้เห็นข้อมูลทั้งหมด แต่เป็นอัตราส่วนที่สามารถบอกความชัดเจนได้
- อย่าทำงบประมาณให้เสร็จโดยไม่มีแผนสรับรอง เทรนด์เปลี่ยน โลกเปลี่ยน แผนในการทำงานก็ควรพร้อมในการปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ด้วยเช่นกัน
- ให้ผู้จัดการเป็นคนดูแลตัวเลข เพื่อให้พวกเขาสามารถควบคุมมันได้ ให้คนที่มีหน้าที่ได้รับผิดชอบ ได้ดูแลผลลัพธ์ที่จะตามมา
- ทำรายงานให้เรียบง่าย โปร่งใส เป็นไปตามเป้าหมายทางธุรกิจ
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่มักเกิดขึ้น
- การก้อป และ วาง: การใช้ตัวเลขปีที่แล้วบวกหรือลบ 10% จากเดิม
- มองข้ามต้นทุนแฝง: อย่างพวกประกัน ใบอนุญาต ค่าใช้จ่ายดอกเบี้ย และ เงินสำรอง ที่มักถูกมองข้าม
- เพิกเฉยต่อเงินทุนหมุนเวียน: การทำงบประมาณเฉพาะสำหรับ P&L โดยไม่พิจารณากระแสเงินสดจึงเหป็นเหตึให้เกิดปัญหาสภาพคล่อง แม้ว่าคุณจะทำกำไรได้ก็ตาม
- ความล้มเหลวในการตรวจสอบข้อมูล: หากสูตรผิดหนึ่งอัน อาจเกิดปัญหาตามมาภายหลังได้ ควรที่จะตรวจสอบทุกอย่างอยู่เสมอ
ฝากไว้ให้คิด จากมืออาชีพ
ท้ายที่สุดแล้ว การทำงบประมาณอย่างมืออาชีพไม่ใช่แค่เรื่องของความถูกต้องความแม่นยำในชุดข้อมูล หรือ การมีซอฟแวร์ที่ดีที่สุดแต่เพียงอย่างเดียว
แต่มันมักเกี่ยวกับความมีระเบียบ และ ความรับผิดชอบต่องานที่ทำเสียมากกว่า
เพราะ การทำงบประมาณที่ดีจะสะท้อนให้เห็นว่าคุณเข้าใจสภาพของธุรกิจที่คุณทำได้ดีแค่ไหน อย่างการเข้าใจเรื่องจุดแข็ง การตลาด และ ความท้าทายที่เกิดขึ้น สิ่งเหล่านี้มักเกิดขึ้นจากการใส่ใจในการดู และ ศึกษาข้อมูลอย่างแท้จริงเพื่อตอบสนองต่อเทรนด์ตลาดอย่างสม่ำเสมอ
โรงแรมที่ทำงบประมาณด้วยข้อมูล จะสามารถมองเห็นกลไกการเปลี่ยนแปลงไปของตลาด
เพราะ การทำงบประมาณแบบมืออาชีพไม่สามารถทำนายอนาคตได้ แต่มันจะช่วยให้คุณพร้อมที่จะตั้งรับต่อทุก ๆ สถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตได้อย่างมั่นคงแทน
บันทึกจากบรรณาธิการ: บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของ Carmen Insights Series ชุดทรัพยากรการศึกษาที่คัดสรรมาเพื่อช่วยใหเโรงแรมยกระดับการบริหารการเงินและการตัดสินใจผ่านข่าวกรองข้อมูลและความเป็นเลิศในการดำเนินงาน
Contact us at info@carmensoftware.com ,
Tel: +662 284 0429, +6683 424 8879
Facebook : https://www.facebook.com/carmensoftware/
Line@ : @Carmensoftware https://lin.ee/3WRvD2i
